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Cómo leer los estados de un documento en TRACES
Cada estado dice de quién depende ahora el documento. Saber leerlos es saber a quién hay que llamar.
La pregunta que más se repite en una campaña no es cómo se rellena nada: es «¿por qué sigue parado esto?». Y la respuesta está siempre en el estado. Cada uno de ellos dice exactamente una cosa —de quién depende el documento en este momento—, y leerlo bien es la diferencia entre llamar a quien puede desatascarlo y llamar a quien no puede hacer nada.
El mapa: qué significa cada estado y qué toca hacer
| Estado | Depende de | Qué hacer |
|---|---|---|
| DRAFT | De vosotros | Está a medias: completadlo |
| NEW | Del circuito ya iniciado | Se envió; esperar |
| VALIDATING AUTHORITY NOTIFIED | De la autoridad | Esperar su decisión |
| VALIDATING AUTHORITY SIGNED | De vosotros otra vez | Falta el transporte y vuestra firma |
| ENDORSING AUTHORITY NOTIFIED | De la autoridad | Processing Statement en refrendo |
| DECLARING AUTHORITY NOTIFIED | De la autoridad | No manipulación en verificación |
| VALID | De nadie | Terminado |
Importante
Las dos filas en negrita son las que cuestan dinero, y por el mismo motivo: son las dos en que la pelota está en vuestro tejado y parece que no. Un `DRAFT` olvidado y un `VALIDATING AUTHORITY SIGNED` sin cerrar son documentos que nadie está tramitando, que no dan error, y que nadie reclama porque desde fuera parecen en curso.
Cómo revisarlos sin abrir TRACES uno a uno
- 1
Entrar por «Dashboards» → «My pending certificates»
Es la vista pensada para esto, y evita ir documento a documento.
- 2
Filtrar en «Documents» → «CATCH» por «Certificate status»
El mismo filtro que hace falta para crear un Processing Statement.
- 3
Revisar «Notifications», arriba a la derecha
Es donde llegan las decisiones de las autoridades.
- 4
Y consultar la pestaña «History» del documento
Dice qué pasó y cuándo, que es lo que hace falta para reclamar con fundamento.
Ojo con esto
Un hábito que ahorra la mitad de las urgencias: mirar los estados por rutina y no por incidencia. Un documento parado no avisa. Si la revisión solo ocurre cuando alguien pregunta por una expedición concreta, los demás siguen parados — y se descubren todos juntos, el día que hay prisa.
Ten en cuenta
Estados verificados en 2026-08 contra la ayuda oficial de la Comisión Europea (https://webgate.ec.europa.eu/IMSOC/tracesnt-help). TRACES lo opera la Comisión y puede cambiar sin previo aviso: contrastad ahí antes de tramitar. Aquí se describe cómo funciona el sistema; si os aplica y con qué alcance lo determina la autoridad competente y vuestro asesor.
›Mi documento lleva días en «DRAFT».
«DRAFT» significa que está a medias y depende de vosotros: nadie más lo va a mover.
›La autoridad firmó, ¿ya está?
En el simplificado no: falta que completéis el transporte y firméis para llegar a «VALID».
›¿Dónde veo qué pasó y cuándo?
En la pestaña «History» del propio documento.
Un caso real
La situación
Tres documentos llevan semanas en «DRAFT» sin que nadie lo note.
Qué haces
- Muestra qué trámites siguen sin terminar
Qué consigues
Se cierran antes de que haya prisa.
La situación
Se reclama a la autoridad un documento que dependía de vosotros.
Qué haces
- Registra de quién depende cada trámite
Qué consigues
La llamada va a quien puede resolverlo.
La situación
La decisión llega a «Notifications» y nadie la ve.
Qué haces
- Refleja el estado del trámite en el expediente
Qué consigues
El seguimiento no depende de mirar TRACES.
La situación
Hay que reclamar y no se sabe desde cuándo está parado.
Qué haces
- Conserva la fecha de cada cambio de estado
Qué consigues
La reclamación se hace con fechas.
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