Trackline
Esto no lo llevo yo
Decidlo y decid quién lo lleva. Reenviar sin avisar deja la petición a vuestro nombre y los recordatorios también.
Contestad una línea diciendo quién lo lleva. Es lo único que hace falta, y es lo que evita que la petición siga a vuestro nombre generando recordatorios para vosotros durante semanas.
Las tres salidas, de mejor a peor
| Qué hacéis | Qué pasa después |
|---|---|
| Decís quién lo lleva | Se redirige y dejáis de recibir avisos |
| Lo reenviáis sin avisar | Sigue a vuestro nombre. Os siguen llegando recordatorios |
| No hacéis nada | Se acumula, y acaba subiendo a alguien por encima |
Importante
Reenviarlo a un compañero no os quita la petición de encima. Es la salida que todo el mundo elige porque parece educada y rápida, y es justo la que deja el asunto en tierra de nadie: vosotros creéis que ya está resuelto, vuestro compañero cree que os lo pidieron a vosotros, y quien lo pidió sigue viendo vuestro nombre. Una línea de vuelta —«esto lo lleva Fulano, escribidle a él»— cierra las tres puntas a la vez.
Si además no sabéis quién lo lleva
Ojo con esto
El caso que más se repite en empresas pequeñas: la petición llega a la dirección general de la empresa porque es la única que aparece en la web. Ahí no hay nadie equivocado, solo un buzón que recoge todo. Vale la pena contestar una vez con la persona y el correo correctos, porque eso se guarda y las siguientes peticiones ya no pasan por ahí — que es la diferencia entre resolverlo una vez y resolverlo cada mes.
›¿Puedo reenviarlo y ya está?
Mejor avisad también a quien lo pidió, o seguirá a vuestro nombre.
›¿Y si la persona correcta está de baja?
Decidlo con una fecha aproximada de vuelta: es lo que permite reorganizarse.
›¿Me van a seguir llegando avisos?
Hasta que la petición se redirija, sí. Por eso conviene la línea de vuelta.
Un caso real
La situación
Recibís una petición que corresponde a otro departamento y la reenviáis sin decir nada.
Qué haces
- Contesta una línea diciendo quién lo lleva y a qué correo
Qué consigues
La petición se redirige y los recordatorios dejan de llegaros a vosotros.
La situación
Todas las peticiones entran por el correo general de la empresa.
Qué haces
- Contesta una vez con la persona y el correo correctos para este tipo de documentación
Qué consigues
Las siguientes llegan directas y deja de haber un buzón haciendo de embudo.
La situación
Se reenvía a un compañero sin avisar a nadie.
Qué haces
- Contesta diciendo quién lo lleva
Qué consigues
Los recordatorios dejan de llegar a quien no puede hacer nada.
La situación
El compañero tampoco lo lleva y vuelve a reenviarlo.
Qué haces
- Averigua quién es antes de reenviar
Qué consigues
La petición llega a su destino en un salto.
La situación
La petición sigue a nombre de quien la recibió.
Qué haces
- Pide que cambien el contacto en el expediente
Qué consigues
El seguimiento apunta a la persona correcta.
La situación
Nadie contesta y el cliente cree que no interesa.
Qué haces
- Contesta aunque sea para redirigir
Qué consigues
La relación no se resiente por un silencio.
Este artículo responde a
- me han mandado una peticion que no me corresponde
- esto lo lleva otro companero
- puedo reenviar la peticion a otra persona
- no soy el responsable de esta documentacion