Legal
El que tiene que trasladar la exigencia hacia abajo
Vuestro cliente os exige a vosotros y vosotros dependéis de cuatro proveedores que no le conocen. La cadena la sostenéis vosotros.
Firmasteis con un cliente exigente y en esa firma hay compromisos que no dependen de vosotros, sino de la gente a la que compráis: el que os aloja los datos, el que os hace una parte del servicio, el que os manda a los técnicos. Vuestra posición es la que sostiene la cadena, y es también la única a la que se le puede reclamar por los dos lados a la vez.
La cuenta que no cuadra sola
| Lo que os exigen | De quién depende | Quién responde |
|---|---|---|
| Cómo tratáis la información | De vosotros | Vosotros |
| Dónde está alojada | De vuestro proveedor | Vosotros |
| Quién puede acceder | De los dos | Vosotros |
| Lo que haga el proveedor de vuestro proveedor | De nadie que conozcáis | Vosotros |
Importante
La regla que evita el 90 % de los problemas de esta posición es exigir hacia abajo, como mínimo, lo mismo que os exigen a vosotros — y hacerlo cuando se contrata, no cuando se pregunta. Lo que no esté en vuestro contrato con el proveedor no lo vais a conseguir después: en ese momento sois un cliente pidiendo un favor, y el favor tiene un precio o una negativa educada.
Lo que hay que tener por cada proveedor que toca algo del cliente
- 1
Qué le habéis exigido, por escrito
Y comprobar que cubre lo que os exigieron a vosotros.
- 2
Qué os ha entregado y cuándo
Con fecha, porque lo que caduca aquí caduca hacia arriba.
- 3
A quién subcontrata él
Preguntarlo al contratar es normal; preguntarlo después es un incidente.
- 4
Y qué pasa si cambia algo
Un proveedor que se muda de sitio o de dueño os afecta antes de que os avise.
Ojo con esto
El momento en que esta posición duele es una auditoría de vuestro cliente que baja un escalón más. Ya no preguntan qué hacéis vosotros: preguntan por vuestros proveedores, con nombre. Si a esa pregunta se contesta con una lista y sus documentos al día, es un trámite. Si se contesta con «tendría que preguntar», el hallazgo ya no es sobre el proveedor: es sobre vosotros, porque lo que se ha demostrado es que no lo sabíais.
Ten en cuenta
Qué obligaciones tenéis sobre vuestros proveedores según el tipo de servicio y de información, qué hay que pactar por contrato y qué régimen aplica a cada eslabón lo concreta vuestro asesor, y cambia mucho entre sectores y países. Aquí se explica lo organizativo: cómo pedirlo, cómo tenerlo al día y cómo poder contestar por la cadena entera sin llamar a nadie.
›¿Tengo que exigir a mi proveedor lo mismo que me exigen a mí?
Es lo que evita el hueco. Cómo se articula lo concreta vuestro asesor.
›¿Y si mi proveedor es mucho más grande que yo?
Pasa a menudo, y entonces la palanca es elegirlo bien al contratar.
›¿Cada cuánto hay que revisarlo?
Mejor que revisar: que avise cuando algo vence. Revisar se deja de hacer.
Un caso real
La situación
El cliente audita y pregunta por vuestros proveedores con nombre.
Qué haces
- Mantiene un expediente por proveedor con su documentación
Qué consigues
Se contesta con una lista en vez de con una consulta.
La situación
Un documento de un proveedor caduca y afecta a lo que prometisteis.
Qué haces
- Avisa de los vencimientos de terceros como de los propios
Qué consigues
El hueco se cierra antes de que llegue la pregunta.
La situación
Nadie sabe a quién subcontrata vuestro proveedor.
Qué haces
- Registra la cadena declarada por cada proveedor
Qué consigues
La cadena se conoce antes de que la pregunten.
La situación
Lo exigido al proveedor se pactó de palabra.
Qué haces
- Conserva lo acordado junto al expediente del proveedor
Qué consigues
Lo exigible es demostrable.
La situación
Cada área contrata proveedores por su cuenta.
Qué haces
- Reúne los expedientes de proveedor en un solo sitio
Qué consigues
La foto de la cadena es una y no cuatro.
La situación
Reclamar documentación a los proveedores se hace a mano.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
La cadena se mantiene al día sin dedicar una persona.
Este artículo responde a
- exigir a mis proveedores lo que me exige el cliente
- subencargados y documentacion
- mi proveedor no cumple lo que me piden a mi
- controlar la cadena de proveedores